Co czego służy podpis elektroniczny

Obecnie podpis elektroniczny daje nam wiele możliwości, Dzięki niemu możemy załatwić wiele spraw urzędowych nie wychodząc z domu.

Będą to również dokumenty które możemy wymieniać pomiędzy firmami, umowy, różnego rodzaju dokumenty rachunkowe. Oczywiście bardzo wielu przedsiębiorców wykorzystuje podpis elektroniczny lub też podpis kwalifikowany w przypadku wysyłki pliku JPK. Jest to plik który wysyłamy do Urzędu Skarbowego w celu rozliczenia. Aby wysłać dokument potwierdzony odpowiednim certyfikatem należy wystąpić o wystawienie podpisu elektronicznego, zakupić całą infrastrukturę potrzebną do obsługi. Będzie to czytnik a także oprogramowanie które pozwoli łatwo zarządzać dokumentami, wysyłać dokumenty z podpisem elektronicznym.

W jaki sposób możemy wykorzystać podpis elektroniczny?

Można wykorzystać podpis elektroniczny który będzie umieszczony na karcie którą obsługujemy za pomocą czytnika lub też w chmurze. Oczywiście systemy te są w pełni akceptowalne, dzięki temu możemy zaoszczędzić sobie wiele pracy i czasu. Z pewnością możemy szybciej obsługiwać różnego rodzaju dokumentację związaną z podatkami czy też składkami ubezpieczeniowymi. Komunikacja z zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz urzędem skarbowym jest obecnie dużo łatwiejsza. Oczywiście jest to nie tylko możliwość zaoszczędzenia czasu ale także podpis elektroniczny zwiększa bezpieczeństwo, pamiętajmy iż jest on nie do podrobienia.

Podpis kwalifikowany

Obecnie mamy do czynienia z podpisem kwalifikowanym oraz podpisem elektronicznym. Warto pamiętać iż podpis elektroniczny jest certyfikatem który daje nam dużo więcej możliwości niż podpis kwalifikowany, z pewnością firmy które dużo pracują online, przetwarzają dużej ilości dokumentów mogą skorzystać z niego podczas komunikacji z partnerami biznesowymi. W przypadku posiadania jedynie podpisu kwalifikowanego będziemy mogli nasze dokumenty wysyłać do urzędów, jednostek administracji państwowej. Podpis elektroniczny wykorzystamy także w przypadku spraw urzędowych które wymagają tego rodzaju certyfikatu, w przypadku kiedy profil zaufany jest niewystarczający. Certyfikaty tego typu wykorzystają także właściciele spółek z o.o. lub też spółek akcyjnych, gdzie wymagane będą podpisy podczas załatwiania wielu spraw związanych z prowadzeniem firmy.

Podpis kwalifikowany pozwala na podpisanie wielu dokumentów w popularnych formatach takich jak do docx, pdf czy jpg. Oczywiście należy pamiętać iż możemy podpisywać także zdjęcia, formaty graficzne. W przypadku dokumentów może być to korespondencja z urzędami administracji publicznej, umowy handlowe, faktury. Oczywiście będzie on nieco ograniczony możliwościami, jeżeli chcemy wykorzystywać nasz podpis we wszystkich dokumentach, wówczas dużo najlepszym rozwiązaniem będzie posiadanie podpisu elektronicznego.

Profil zaufany

Możemy uzyskać także profil zaufany do obsługi spraw urzędowych. Profil zaufany jest bezpłatny, wystawiony jest na okres 3 lat, po tym czasie możemy go bezpłatnie przedłużyć. Oczywiście istnieje także profil podpis kwalifikowany, który ważny może być jeden lub też 2 lata następnie przedłużamy go już odpłatnie. Dzięki nim będziemy mogli załatwiać różne sprawy także pomiędzy godzinami kiedy zazwyczaj otwarte są urzędy czyli praktycznie przez całą dobę. Nie będziemy musieli także stawiać się osobiście w urzędach, będzie to oczywiście oszczędność czasu, który z pewnością cenią sobie przedsiębiorcy. Naturalnie możemy w ten sposób uniknąć kolejek, łatwo załatwić wszystkie sprawy związane z obsługą naszej firmy.

Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny możemy zakupić u certyfikowanych dostawców, są one nadzorowanie przez Ministerstwo Cyfryzacji, w tym przypadku możemy ubiegać się na o certyfikat obowiązujący przez rok lub też dwa lata. Możemy podpisać z dostawcą umowę na subskrypcje, z pewnością dodatkowo należy zakupić także odpowiedni czytnik oraz oprogramowanie. W zestawie znajduje się karta kryptograficzna, należy oczywiście dbać aby nie dostała się w ręce niepowołane, możemy ją zabezpieczyć przykładowo trzymając w sejfie czy też w miejscu trudno dostępnym. Warto pamiętać iż tego rodzaju certyfikat będzie pozwalał na podpisywanie faktur elektronicznych, umów handlowych, dodatkowo możemy podpisywać pisma procesowe czy też zarejestrować działalność gospodarczą. Oczywiście jest to certyfikat przypisane dla danej osoby, powinien być zatem traktowany jako indywidualny podpis który będzie bardzo istotną częścią pracy wielu firm.

Kiedy chcemy pozyskać certyfikat możemy zakupić go w wielu firmach które są upoważnione do jego sprzedaży. Zakupimy także czytniki odpowiednie oprogramowanie na stronie https://netvet.pl/podpis-elektroniczny/. W dzisiejszych czasach obsługa firm, kontrahentów z użyciem podpisu elektronicznego będzie z pewnością dużo łatwiejsza. Z pewnością firmy posiadające kasy fiskalne również powinny posiadać podpis elektroniczny.